Proces podávání žádostí se skládá ze dvou fází. V první fázi je kladen důraz na podání žádosti a výběr hostitelských organizací. Úspěšní žadatelé postupují do druhé fáze, během níž vybírají umělce a kulturní profesionály, kteří se zúčastní jejich rezidenčních projektů. Tato fáze vede ke konečnému výpočtu rezidenčního grantu a podpisu grantové dohody mezi hostitelem a Goethe-Institutem.
Vybrané rezidenční projekty musí být realizovány a dokončeny do jednoho roku od podpisu grantové dohody.
Do dvou týdnů po skončení rezidenčního pobytu je třeba vyplnit zprávu o rezidenčním pobytu, která shrnuje výsledky projektu. Hostitelská organizace také musí předložit podklady prokazující uskutečnění rezidence, jako jsou jízdenky na dopravu, žádosti o vízum, fotografie atd.
Culture Moves Europe otevře v období od jara 2023 do podzimu 2024 čtyři výzvy pro hostitelské organizace.
První výzva je otevřena od 15. března do 15. června 2023 do 23:59 (CET).
Všechny fáze procesu probíhají v angličtině, tedy podání žádosti, podepsání grantové dohody a sepsání zprávy o rezidenci. Jazykové znalosti se však při hodnocení projektu nehodnotí a lze využít online překladatelské nástroje.
V každé ze čtyř výzev pro hostitelské organizace můžete podat žádost pouze jednou. Grant na rezidenční pobyt můžete tedy získat až čtyřikrát, musíte však žádat o podporu na jiný projekt a s jinými zúčastněnými umělci a kulturními profesionály.